Inspirer et soutenir la croissance, le développement et la durabilité des festivals et des événements dans la ville de Miramichi.

Depuis la fusion, la ville de Miramichi a reçu de nombreuses demandes de financement pour des événements et des festivals. Au fil des ans, la ville de Miramichi a apporté des contributions monétaires et en nature à des festivals existants et nouveaux. L'objectif de la politique de soutien aux festivals et aux événements est de fournir au personnel une orientation pour évaluer et recommander des contributions financières pour soutenir divers types de festivals et d'événements.

Déclaration d'intention

La présente politique vise à fournir des renseignements aux organisateurs d'événements au sujet du Programme de soutien financier aux festivals et aux événements de la ville de Miramichi. Elle indique également quels événements sont admissibles au soutien de la ville de Miramichi et comment les organisateurs d'événements peuvent présenter une demande.

Définitions

Dans cette politique :

" VILLE " désigne la municipalité de la ville de Miramichi ;

" CONSEIL " désigne le conseil dûment élu de la ville de Miramichi.

" ÉVÉNEMENT " désigne un rassemblement annuel ou peu fréquent dans la ville de Miramichi, organisé par un organisme sans but lucratif qui offre une programmation en grande partie gratuite, inclusive, ouverte et accessible au public afin d'améliorer la qualité de vie.

"FESTIVAL" désigne un rassemblement annuel ou peu fréquent qui présente un programme à facettes multiples dans une période de temps définie (d'une durée d'un jour à une semaine), en utilisant un budget distinct du budget de fonctionnement régulier de l'organisme sans but lucratif hôte. Les festivals doivent démontrer une large participation de la communauté et un public établi, ou un public potentiel important. Les programmes des festivals doivent offrir aux participants une expérience unique qui ne peut être reproduite par d'autres organisations en cours et leurs activités déclarées.

" RAPPORT FINAL " désigne un rapport qui doit être soumis à la ville de Miramichi après la conclusion de l'événement et qui comprend la réclamation finale, les états financiers, les résumés et les statistiques.

" SUBVENTIONS DE SEMENCE " signifie un soutien financier de la Ville pour appuyer le développement d'un nouveau festival ou événement. La Ville peut avancer jusqu'à 50% de la contribution financière d'un festival ou d'un événement approuvé sur réception d'une demande de l'organisme hôte et d'une liste des dépenses prévues nécessaires pour justifier la demande d'avance.

" ÉVÉNEMENT SIGNATURE " signifie, en plus d'un festival ou d'un événement spécial tel que défini dans la présente politique, un événement qui peut être tenu annuellement et qui est manifestement capable de générer des impacts directs substantiels sur l'économie de la Miramichi ; attire un contingent important (généralement, un contingent important signifie que la nature, le nombre de participants attendus, la durée ou l'emplacement mettent à l'épreuve la capacité d'intervention normale des premiers intervenants locaux, ce qui nécessite une planification spéciale de la part d'un ou de plusieurs organismes afin d'atténuer les répercussions possibles sur la santé et la sécurité publiques) de visiteurs de l'extérieur de la ville et d'habitants de la région ; et offre la possibilité de tirer parti des éléments médiatiques avancés qui soutiennent le potentiel de croissance de l'événement et de promotion de Miramichi comme destination de choix.

Alignement du plan stratégique

Énoncé de vision : La ville de Miramichi sera une communauté saine, progressiste, diversifiée et économiquement dynamique qui investit dans son avenir d'une manière financièrement durable et responsable sur le plan environnemental.

Déclaration manquante : Nous nous engageons à l'excellence et à l'ouverture dans le gouvernement local en assurant une représentation accessible et réceptive, en fournissant des services innovants et efficaces pour soutenir la vision de notre communauté. Nous nous engageons à créer des conditions propices à la croissance et aux opportunités et à célébrer notre passé tout en gardant le cap sur un avenir inclusif et prospère pour tous.

Pilier stratégique - La croissance de Miramichi : Miramichi est ouverte aux affaires. En tant que centre économique de notre région, nous nous engageons à soutenir la croissance des entreprises, les investissements commerciaux et l'attraction de la main-d'œuvre. Nous sommes une destination quatre saisons où les visiteurs et les résidents profitent de nos parcs, de nos sentiers et de nos commodités distinctives - surtout notre incroyable rivière. Nous sommes la ville des festivals, la capitale de la pêche à l'achigan au Canada atlantique et le centre de l'aventure en plein air dans les Maritimes.

Subventions d'amorçage

1. Les subventions d'amorçage sont disponibles pour les festivals et les événements (qui font une demande pour la première fois) pour une période maximale de trois (3) ans. Au cours de cette période, un maximum de 80% du flux de revenus proposé par l'événement peut provenir de la ville. Pour déterminer l'admissibilité à une subvention, on tiendra également compte des critères suivants :
   1. 1. Fournir des budgets détaillés par poste
      2. Après le premier financement, fournir les états financiers de l'événement de l'année précédente.
      3. Démonstration d'un mouvement vers le seuil de financement 50%
      4. Démontrer le soutien du public à leur programmation par la fréquentation (enquête sur les festivals et événements)
      5. Améliorer leurs modèles d'entreprise sur la base de l'expérience
      6. Démonstration d'un mouvement vers des modèles formels d'organisation et de gouvernance
      7. Fournir un profil de la ville dans les documents de marketing et sur le site.
      8. Recevoir l'avis du personnel de la ville pour assurer la viabilité à long terme du festival/de l'événement et la capacité de coordonner l'utilisation des ressources de la ville.
      9. Fournir un profil à la ville sous la forme d'une opportunité de parrainage.

Subventions de développement

1. Les subventions de développement sont destinées aux festivals et événements en phase de développement (années 4 à 6). Pour déterminer l'éligibilité à une subvention, les critères suivants seront également pris en compte :
   1. 1. Capacité à articuler un modèle d'entreprise viable et un plan de développement
      2. Capacité à fournir des budgets détaillés par poste pour l'événement de l'année suivante.
      3. Capacité à fournir des états financiers sur l'événement de l'année précédente
      4. Le financement de la ville est considérablement optimisé. Le financement de la ville représentera moins de 50% du total des recettes annuelles prévues.
      5. Que des structures d'organisation et de gouvernance ont été développées
      6. qu'un soutien public significatif a été obtenu en termes de fréquentation et peut démontrer une croissance
      7. Capacité à développer un impact économique significatif dans la communauté ou à devenir un événement civique, culturel ou sportif emblématique.
      8. Un niveau significatif de programmation de qualité a été atteint
      9. Un niveau significatif de visibilité publique a été obtenu par la couverture médiatique.
   2. Pendant cette période, afin de poursuivre le financement, il est envisagé que les festivals et les événements soient :
      1. Démonstration d'un mouvement vers le seuil de financement 30%
      2. Démontrer la capacité d'articuler des projections financières
      3. Montrer une augmentation continue du soutien du public par la fréquentation
      4. Introduire de nouveaux programmes de haute qualité et améliorer les programmes existants.
      5. Recevoir une couverture médiatique importante et généralement positive
      6. Marketing pour le marché du tourisme
      7. Recevoir l'avis du personnel de la ville pour assurer la viabilité à long terme du festival/de l'événement et la capacité de coordonner l'utilisation des ressources de la ville.
      8. Fournir un profil à la ville sous la forme d'une opportunité de parrainage.

Subventions pour le festival de signature

1. Les subventions pour les festivals de prestige ont pour but de fournir un soutien continu aux quelques festivals et événements emblématiques majeurs qui ont atteint une excellence reconnue en matière de programmation et qui génèrent un impact économique important dans la communauté. Pour déterminer l'admissibilité à une subvention, les critères suivants seront pris en compte :
   1. 1. Démontrer un modèle économique viable à long terme avec diverses sources de revenus, y compris le soutien financier du secteur privé.
      2. Fournir des états financiers montrant que le financement de la ville représente moins de 30% du budget total de l'événement.
      3. Démontrer un soutien public important en termes de fréquentation.
      4. La couverture médiatique, y compris en dehors de la ville, a permis d'attirer l'attention du public.
      5. Démontrer une unicité et une excellence en termes de programmation
      6. Démontrer un plan de marketing qui vise à attirer des clients de l'extérieur de la région du Grand Miramichi.
      7. Démontrer leur valeur en termes de tourisme culturel et sportif et recevoir un profil dans les véhicules de marketing touristique de la ville et de la province. La démonstration de l'impact économique en termes d'hôtels, de restaurants, etc. est également considérée comme un atout.
      8. S'il ne génère pas de recettes touristiques, il doit démontrer sa capacité à devenir un événement civique emblématique majeur.
      9. Démontrer des programmes visant à la durabilité environnementale
      10. Mener des consultations permanentes avec le personnel de la ville pour assurer la viabilité à long terme du festival/de l'événement et la capacité de coordonner efficacement l'utilisation des ressources de la ville.
      11. Fournir un profil à la ville sous la forme d'une opportunité de parrainage.
      12. L'impact économique significatif qui montre la différence entre les entrées de l'événement et les sorties. Par exemple, le nombre de visiteurs, le nombre de nuitées enregistrées dans les hôtels locaux par rapport au coût de l'événement.

Éligibilité des événements

Les événements admissibles au soutien financier de la Ville de Miramichi doivent répondre aux critères suivants :

1. L'événement est organisé par ou pour une organisation à but non lucratif.
2. L'événement offre une programmation gratuite dans une grande proportion
3. L'événement est inclusif, accessible et disponible pour l'ensemble de la communauté.
4. L'événement se déroule principalement à Miramichi (c'est-à-dire des événements avec une programmation étendue).
5. L'événement a un thème ou un objectif spécifique.
6. L'événement a une heure d'ouverture et de fermeture prédéterminée.
7. L'événement contribue à améliorer la qualité de vie à Miramichi.
8. Les événements sportifs tels que les tournois multi-équipes.

Admissibilité au festival

Les festivals admissibles au soutien financier de la Ville de Miramichi doivent répondre aux critères suivants :

1. Le festival est géré par ou pour une organisation à but non lucratif.
2. Le festival propose une programmation payante dans une large proportion
3. Le festival est inclusif, accessible et disponible pour l'ensemble de la communauté.
4. Le festival se déroule principalement à Miramichi (c'est-à-dire les festivals avec une programmation étendue).
5. Le festival a un thème ou un objectif spécifique
6. Le festival a une heure d'ouverture et de fermeture prédéterminée.

Après évaluation de la demande financière et selon la disponibilité des ressources, des ententes sont élaborées avec les organisateurs en fonction des besoins et des exigences spécifiques de chaque festival ou événement. Ces ententes décrivent les rôles et les responsabilités de la ville de Miramichi et de l'organisateur pour l'événement, tel que convenu par les deux parties.

La demande de financement sera examinée par le service de développement économique et touristique. Toutes les demandes seront examinées pour vérifier si elles sont complètes, exactes et conformes à la politique. Toute demande non conforme à la politique sera considérée comme incomplète et ne sera pas traitée.

Dans le cas où les fonds de subvention fournis par la municipalité ne sont pas utilisés pour le projet ou les programmes décrits dans la demande, ou s'il y a de fausses déclarations dans la demande, le montant total de cette aide financière peut être payable immédiatement à la municipalité.

Toute demande de service en nature doit être soumise avec les documents requis de la demande de programme de soutien aux festivals et événements. Cela inclut, sans s'y limiter, les types de demandes suivants :

• Utilisation des biens de la ville
• Utilisation des équipements de la ville
• Demandes de fermeture de rues
• Support publicitaire

NOTE : Exigences en matière d'assurance pour les festivals et les événements

Les organisateurs doivent fournir une police d'assurance responsabilité générale pour leur événement si celui-ci a lieu sur une propriété de la ville. La police d'assurance responsabilité civile générale doit désigner la Ville de Miramichi comme " assuré supplémentaire " et la tenir à couvert de toutes les actions, causes d'action, intérêts, réclamations, demandes, coûts, dommages, dépenses et pertes.

La valeur de la police d'assurance événementielle doit être d'au moins trois (3) millions de dollars.

Les organismes doivent fournir au ministère un certificat d'assurance contenant ces éléments afin que la Ville de Miramichi puisse accorder la permission de tenir l'événement.

Le formulaire de demande complété, accompagné des pièces justificatives, doit être remis à :

Département du développement économique et du tourisme
141 Henry Street,
Miramichi, NB
E1V 2N5

NOTES :

• Les demandes de soutien aux événements doivent être soumises au moins 90 jours avant l'événement pour permettre le traitement de la demande.
• Les événements à but lucratif et les collectes de fonds ne peuvent bénéficier d'un financement.
• Même si une organisation et une demande d'événement sont jugées admissibles, le financement de l'événement n'est pas garanti. Si une demande est acceptée, le financement alloué à un événement peut être inférieur au montant demandé.

Critères d'évaluation de l'application

Les demandes peuvent être admissibles à un financement en fonction de la disponibilité des fonds, et chaque demande est évaluée au cas par cas.

Les candidatures seront évaluées en fonction des critères suivants :

1. L'événement se déroule dans les limites de la ville ;
2. Démonstration que l'organisme à but non lucratif enregistré est en règle ;
3. Démonstration du soutien de la communauté par rapport à l'événement, mesuré par :
   1. Le nombre de volontaires contribuant à l'événement ;
   2. Un engagement garanti par d'autres sources de financement
   3. Implication d'autres partenaires communautaires et/ou potentiel de développement de partenariats ;
4. L'anticipation du nombre de participants du public
5. Le caractère unique de l'expérience - c'est-à-dire qu'elle n'est pas reproduite par d'autres organisations et leurs activités publiées en cours.
6. Une large sensibilisation de la communauté - l'événement touchera un large éventail de la communauté. L'accessibilité et les événements gratuits par rapport aux événements payants et au prix des billets seront également pris en considération.
7. Des objectifs et des avantages clairs et mesurables
8. Preuve d'une gestion et d'une responsabilité fiscale (antécédents prouvés dans l'exécution du programme).
9. Prise en compte des pratiques environnementales
10. Inclusion d'une copie de la résolution de l'organisation non gouvernementale hôte détaillant l'entière responsabilité de l'organisation pour la génération de revenus de l'événement.

Administration

L'administration de la politique de soutien aux festivals et événements sera assurée par le personnel du département du développement économique et du tourisme. Le personnel utilisera la politique pour aider les organisateurs à remplir leurs demandes de financement. Le personnel sera autorisé à émettre des lettres d'offre aux organisateurs pour des contributions financières jusqu'à $10,000.00 par événement. Toute lettre d'offre recommandée dépassant ce montant sera présentée au Conseil pour examen.

Rapport final

Un rapport final et un état financier doivent être soumis avant le 1er décembre de l'année où le festival ou l'événement a eu lieu. Le rapport final est une partie importante de la détermination de l'éligibilité pour les futures demandes de subvention et est requis.

Les rapports finaux doivent comprendre les informations suivantes :

1. Résumé du projet
   1. Objectifs atteints et facteurs influençant les résultats ;
   2. Variations majeures de l'intention contenue dans la demande initiale.
2. Statistiques
   1. Chiffres de fréquentation ;
   2. Estimation de la démographie et des origines des mécènes ;
   3. Nombre de volontaires
3. Budget
   1. Comptabilité finale des recettes et des dépenses de l'événement ;
   2. Comment les fonds de la ville ont-ils été dépensés ?
4. Exposition aux médias
   1. Des échantillons représentatifs de photos de l'événement, si disponibles ;
   2. Couverture médiatique (presse écrite, radio, télévision).

Vous pouvez télécharger le formulaire de demande ci-dessous et le renvoyer à l'endroit indiqué sur la demande.

Politique-116 Politique de soutien aux festivals et événements